6 Dicas para organizar os documentos empresariais

Até alguns anos atrás, todo o processo de organização de documentos era realizado de forma manual, o que gerava grandes problemas, como a demora na localização e até a perda de documentos, sem falar nos custos de armazenamento, que exigiam espaços e mobiliário suficiente para arquivar tudo. 

Com o avanço da tecnologia, é possível ter uma grande aliada nessa tarefa, já que ela oferece recursos que facilitam o controle nesse armazenamento, além de proporcionar mais agilidade na localização dos documentos das empresas. 

Confira abaixo as dicas do Tangerino by Sólides para organização:

1. Manter os documentos organizados: O primeiro passo deve ser definir um local para guardar os documentos. Sempre haverão documentos que precisam ser armazenados fisicamente e é preciso pensar nisso com antecedência. 

Se a empresa tiver um volume pequeno de arquivos, um estante simples pode resolver, mas se apesar de digitalizar os documentos, ainda for grande o volume, pode ser necessário disponibilizar uma sala apenas para isso. 

De qualquer maneira, o ideal é que todos fiquem em um mesmo local, para evitar que os encarregados precisem se deslocar com frequência, perdendo muito tempo. 

Sobre a organização dos arquivos, a empresa pode escolher a melhor forma de fazer. Algumas opções são entre documentos internos e externos, notas fiscais e contratos, por exemplo. 

2. Separar documentos conforme o uso: Também é importante manter uma padronização de documentos, classificando-os, veja exemplos:

• Manter em arquivos físicos os documentos empresariais que contêm assinaturas, como os contratos.
• Fichas cadastrais e outros documentos que contenham dados pessoais podem ser digitalizados ou já cadastrados em ferramentas virtuais.
• Cópias de documentos podem ser armazenados em arquivos digitais e as cópias originais podem ser descartadas com segurança. 

3. Observar a temporalidade: Quando os arquivos ultrapassam o tempo obrigatório de arquivamento, a empresa pode eliminá-los, abrindo espaço para os novos documentos, mas para que isso aconteça com segurança, evitando que arquivos errados sejam deletados ou jogados fora, é fundamental manter um controle rigoroso da catalogação. 

Um software de gestão de documentos mantém os registros atualizados sobre a localização física e ajuda a manter organizados os arquivos digitais. 

4. Digitalização de documentos:  Todos os documentos devem ser digitalizados, pois essa é a maneira mais fácil de encontrar os arquivos quando necessários. Dessa maneira a empresa ganha muito mais velocidade. 

“Esses arquivos digitais podem ficar armazenados em uma rede local, embora o mais seguro e indicado seja contratar um software de gestão de documentos, que ajuda a manter tudo organizado.  Seguindo as regras de gestão de documentos definidas pela empresa, vários arquivos físicos poderão ser eliminados. É importante que a organização crie uma rotina de digitalização de documentos para evitar que eles se acumulem.  O ideal, inclusive, é que cada setor da empresa mantenha um porta arquivos para que os funcionários coloquem os documentos que precisam ser digitalizados”, recomenda o gerente jurídico do Tangerino, Leandro Cazeiro.

5. Manter um funcionário específico responsável pela organização: Tão importante quanto a criação de uma estrutura de gestão de documentos eficiente, é manter tudo organizado e funcionando. Para isso, o ideal é delegar essa função para uma pessoa específica.  Além disso, é essencial também difundir na empresa a cultura de salvar sempre as informações importantes para que todos possam acessar sempre que for preciso. 

6. Investir em softwares de gestão e armazenamento na nuvem: Esses recursos são essenciais para garantir a segurança dos dados e documentos empresariais arquivados.  A nuvem oferece muito mais mobilidade, já que os documentos podem ser acessados de qualquer local, utilizando apenas a internet. Já os softwares de gestão ajudam a manter tudo organizado, garantindo eficiência e agilidade à rotina da empresa.

Sobre o Tangerino:

Solução completa para a Jornada do Departamento Pessoal, 100% seguro e antifraude, emitindo relatórios precisos e atualizados conforme a legislação trabalhista. Faz controle de ponto e permite integração com softwares de folha de pagamento do Brasil, gestão eletrônica de documentos e dos processos de admissão e férias. Em abril de 2022 foi adquirida pela Sólides, aumentando assim, o leque de oportunidades e ofertas das soluções para o RH.