O contrato de fornecimento é um documento com valor jurídico, elaborado para registrar o acordo comercial firmado entre a empresa contratante e a fornecedora.
É nesse instrumento que devem ser registrados todos os acertos feitos, tais como quais itens estão sendo adquiridos, formas e condições de pagamento, prazos de entrega, valores, entre outros relacionados.
O principal objetivo de um contrato de fornecimento é proteger os envolvidos nessa transação.
Isso acontece porque, ao formalizar essa parceria, cada parte sabe exatamente o que fazer e quais são seus direitos e deveres. Dessa forma, evita-se uma série de atritos e riscos que podem impactar negativamente ambas as empresas.
Porém, é comum os gestores, ou mesmo os profissionais da área de compras e procurement, terem dúvidas sobre o que incluir nesse documento. É certo que contar com o suporte jurídico é importante. Todavia, nem todas as companhias têm um departamento específico para cuidar de questões como essas.
Se esse é o seu caso, mas você precisa saber como fazer um contrato com seus fornecedores, siga a leitura deste artigo e confira o que não pode faltar em um instrumento como esse.
O contrato de fornecimento é documento que registra e formaliza a relação comercial estabelecida entre quem compra e quem fornece matéria-prima ou serviços.
De valor jurídico, esse contrato deixa claro quais operações comerciais devem ser realizadas, de qual maneira e sob quais regras e diretrizes.
Parte fundamental de uma gestão de fornecedores eficiente, elaborar e assinar esse instrumento é a melhor forma de proteger os envolvidos nessa negociação. Pois, como comentamos, ele estabelece e deixa claro os direitos e deveres de cada um.
Sobre isso, é bem importante você ter em mente que, independentemente do porte ou segmento da sua empresa, formalizar as transações comerciais resguarda seu negócio de uma série de riscos.
Por exemplo, esse instrumento pode ser visto como uma garantia de abastecimento na quantidade, qualidade e frequência certa. Caso o fornecedor não cumpra o acordo, podem ser aplicadas multas ou outras penalidades, desde que devidamente acertadas e registradas nesse instrumento.
Todavia, lembre-se que se trata de uma negociação de mão dupla. Isso significa que, se o seu negócio descumprir alguma cláusula — por exemplo, não realizar o pagamento do fornecedor em dia —, também pode sofrer punições.
O primeiro passo para fazer esse documento é entender o que um contrato de fornecimento deve incluir.
Quanto a isso, saiba que cada empresa tem liberdade para definir os tópicos que farão parte desse instrumento. Isso significa que, na prática, é possível seguir um modelo de contrato com fornecedores. Porém, ele pode ser personalizado conforme as necessidades do negócio.
Contudo, há algumas informações que não podem faltar. São elas:
dados de identificação da empresa contratante;
dados de identificação do fornecedor;
descrição completa e detalhada sobre o que está sendo adquirido, seja matéria-prima ou serviço;
quantidades adquiridas e frequência de entregas;
condições, meios e formas e prazos de pagamento;
direitos e deveres do fornecedor;
direitos e deveres do contratante;
A partir dessa base, o segundo passo é a elaboração do contrato de fornecimento de forma mais específica. Essa etapa consiste em definir as cláusulas que farão parte desse documento e descrevê-las na íntegra, contemplando pontos como:
penalidades aplicadas por descumprimento dos acordos contratuais;
especificação das multas e sanções;
critérios para renovação ou rescisão contratual.
Confira, a seguir, detalhes sobre essas questões.
O objetivo dessa parte do documento é detalhar quais penalidades serão aplicadas caso uma das partes descumpra o que foi definido na transação comercial.
Por exemplo, se o fornecedor não entregar a quantidade solicitada, a punição pode ser pagamento de multa por atraso, suspensão do acordo comercial por determinado período, entre outras possibilidades.
E como comentamos, esse acordo é mútuo. Por esse motivo, também é necessário descrever quais punições podem ser sofridas pelo contratante, tais como as decorrentes pelo não pagamento do fornecedor em dia, não respeitar o prazo definido para reclamação de mercadorias recebidas erradas, entre outras diretrizes.
Para deixar esse instrumento mais claro e detalhado, deve-se especificar quais serão as multas aplicáveis e demais sanções. O objetivo dessa etapa é não deixar dúvidas sobre o quê, quando e como serão as penalidades.
Por isso, o texto precisa ser bem elaborado, evitando linguagem e termos técnicos ou de duplo entendimento. O mesmo vale para valores e prazos, que devem estar listados e devidamente registrados no documento contratual.
É bem importante definir a vigência dessa parceria. Ao fazer isso, tanto a empresa fornecedora quanto a contratante conseguem adequar melhor seus planejamentos financeiros e estratégicos.
Além dessa definição, é preciso inserir uma cláusula que descreva o que deve ser feito caso uma das partes opte por rescindir o contrato. Aqui, o ideal é incluir em quais condições esse rompimento pode ser realizado e se haverá penalidades.
Dependendo do acordo firmado, pode ser inserida uma cláusula de rescisão automática, a exemplo de situações que elevam o risco para uma das partes, tais como envolvimento em crimes de lavagem de dinheiro (risco financeiro) ou confirmação de uso de trabalho escravo (risco reputacional e jurídico).
Firmar contrato com um fornecedor traz uma série de vantagens para sua empresa. Entre as que mais se destacam estão:
proteger juridicamente o negócio;
evitar fraudes no processo de fornecimento;
definir os direitos e deveres das partes envolvidas na transação comercial;
mitigar riscos operacionais, como o de desabastecimento.
E como dissemos, esse documento deve fazer parte da gestão de fornecedores, utilizando-o como uma importante ferramenta para alinhar expectativas e objetivos.
Com isso, é possível evitar atritos e ruídos na comunicação com esse parceiro, e também contribuir para o crescimento tanto da empresa contratante quanto da companhia fornecedora.
Este artigo foi escrito pela Linkana, a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques!
