24/02/2015 às 15h43min - Atualizada em 24/02/2015 às 15h43min

Quando a correta gestão de despesas proporciona economia

Como dois empreendedores criaram uma solução que faz com que empresas economizem até 40% em despesas

Carla Pinho

A cena é composta por uma mesa. Pilhas de papéis, notas, comprovantes. Na tela do PC ou notebook uma planilha. Em Excel. O mês está acabando. É preciso prestar contas de tudo. Reembolsos. Relatórios... E a tarefa parece não ter fim.

Você já viu isso antes, em algum lugar?

Para a grande maioria de profissionais e empresas esta cena se repete todos os meses. E o sufoco parece não ter fim. O pior, é que sempre surgem dúvidas de última hora e as contas não fecham. Diante deste impasse dois empreendedores tiveram uma idéia simples, mas que vem mudando a rotina de empresas e seus colaboradores na gestão de despesas.

Ricardo Gonçalves e Murilo Thiele tiverem, em meados de 2009, a idéia de desenvolver um sistema que ajudasse as empresas a gerenciar e controlar as despesas com seus colaboradores. O insight veio após inúmeras conversas com gestores financeiros que sempre batiam na mesma tecla: o grande desafio na gestão de informações e dados com pouco controle.

A partir daí desenharam uma solução que pudesse atender às reais necessidades tanto dos gestores, quanto dos usuários e dos tomadores de decisão. “O Expense Mobility nasceu da percepção de uma grande demanda em controlar reembolso de quilometragem, despesas de viagens, transporte e alimentação, entre outras, onde o funcionário precisa ser reembolsado”, relembra Ricardo Gonçalves.

Simples e prática a saída está ao alcance da ponta dos dedos, na tela do smartphone. “Com o crescimento da utilização dos celulares para inúmeras tarefas do dia a dia, pensamos: porque não resolver este imbróglio dos reembolsos de uma forma interativa e rápida em qualquer lugar?”, relembra Murilo Thiele.

Deu tão certo que o sistema Expense Mobility já conta com uma base de clientes composta por grandes empresas e não pára de crescer. Entre os alvos está a ampliação da base de novos usuários em todo o país. “Toda empresa que tem colaboradores na rua e precisa reembolsá-los tem demanda por uma plataforma que torna a gestão de despesas e reembolsos mais transparente e eficaz”, diz Thiele. Com a solução é possível reduzir em até 40% os gastos com despesas de quilometragem, combustível, alimentação e viagens.

Gestão simplificada

“Uma quebra de paradigma”, declara o empreendedor. O Sócio Ricardo Gonçalves faz coro: “Criamos um sistema operacional sob medida para pequenas, médias e grandes empresas que traz todo o controle e gestão de despesas para a web, simplificando as rotinas operacionais”, diz.

Como os celulares estão cada vez mais eficientes e rápidos a plataforma foi desenvolvida para rodar no ambiente web e também mobile (IOS e Android). Basta que o usuário capture os dados das despesas no momento do consumo. Como isso é feito?

“Fotografando o cupom ou nota fiscal. Daí é só enviar a imagem para o sistema. A inteligência contida na solução se encarrega de converter em informações que abastecerão o relatório gerencial”, acrescenta o diretor. Ao final do período determinado pelas empresas o valor a ser reembolsado já está fechado.

Devido à inteligência desenvolvida no sistema, o Expense Mobility também ajuda os gestores a encontrar discrepâncias nas despesas de seus colaboradores, reduzindo a chance de desvios de conduta. “Como captura os dados das despesas no momento do consumo, a solução torna o processo de administração de despesas mais ágil e confiável. “Além disso, há redução de despesas, porque a aplicação de políticas e regras de gastos para os reembolsos resultam em economia para as corporações”, finaliza Murilo Thiele.

 

 


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