Segundo Claudio Pires (2023), a gestão é a arte de obter resultados com recursos limitados. Essa definição simples, porém poderosa, ressalta o papel fundamental de um gestor eficaz no sucesso de uma organização. No entanto, é importante observar que muitos gestores não têm uma percepção clara do seu papel nesse contexto.
Em um cenário onde o ritmo é acelerado, os prazos são apertados e novas demandas surgem constantemente, como é possível manter a eficiência utilizando menos recursos? A resposta está na gestão por processos. Os processos são sequências de atividades simples e compreensíveis, aplicáveis a todos os setores e sem exigir rigor acadêmico.
Nos ambientes caracterizados pela imprevisibilidade, falta de controle e uma postura reativa, o resultado é o retrabalho constante. O retrabalho, embora silencioso, é venenoso, pois consome recursos e prejudica a eficiência. Muitas vezes, nos tornamos especialistas em justificar erros e corrigi-los, em vez de focar na inovação e na criação.
Nesse contexto, é imperativo mudar nossa mentalidade e adotar abordagens mais eficazes. A gestão por processos emerge como uma solução concreta para minimizar o retrabalho e aumentar a eficiência operacional. A ISO 9001:2015, por exemplo, promove a mentalidade de gestão por processos, incorporando o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) e a gestão de riscos.
Entender e gerenciar processos inter-relacionados como um sistema contribui para a eficácia e a eficiência da organização em alcançar seus resultados pretendidos. Ao aplicar os princípios da ISO 9001:2015, podemos compreender os requisitos dos clientes, da norma e da organização, considerar o valor agregado de cada processo, assegurar o desempenho eficaz e promover a melhoria contínua.
A definição clara de processos é fundamental para garantir uma execução eficiente das atividades. O livro "Gestão por Processos na Prática", de Claudio Pires, destaca essa importância ao responder a nove perguntas essenciais para estabelecer o que se espera de cada processo: Quem faz? Quando? Como? Com o quê? O quê? Para quem? O que não faz? Por quê? Quando parar de fazer?
Ao responder a essas perguntas, os gestores têm em mãos uma ferramenta poderosa para otimizar suas operações e impulsionar o crescimento organizacional. A gestão por processos é apenas um primeiro passo em direção a uma abordagem mais eficiente e orientada para resultados.
Caso alguém pense nesse assunto apenas como utopia, vale lembrar do provérbio chinês: "aqueles que dizem que não pode ser feito, não deveriam interromper aqueles que estão fazendo o impossível". Portanto, não negligencie a oportunidade de adotar a gestão por processos como uma vacina contra o retrabalho e a ineficiência. O futuro de sua organização depende disso.
*Aramis Barbieri é gerente de Qualidade da Packseven. Graduado em Engenharia Química pela Universidade do Estado do Amazonas e pós-graduado em Engenharia da Qualidade e Six Sigma, é auditor líder nas normas NBR ISO 9001, 14001 e 4500 pelo BVQI e Green Belt pela USP (Universidade de São Paulo). Possui 12 anos de experiência nas áreas de qualidade, sustentabilidade e atendimento ao cliente, com foco no processo de melhoria contínua seguindo os conceitos QSS (Quality Systems Standard), Lean Manufacturing, Gerenciamento de Projetos e Desenvolvimento de Produtos.
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