Divulgação Por Thais Borges*
A otimização do tempo no âmbito do setor tributário é de importância inegável para o funcionamento financeiro de qualquer organização. Em um cenário global onde a complexidade das regulamentações fiscais cresce incessantemente, a gestão eficiente do tempo nesse setor tornou-se não apenas um imperativo, mas um fator determinante para o sucesso empresarial.
A necessidade de otimização do tempo
O tempo é um recurso valioso em qualquer organização, mas no setor tax, ele assume uma dimensão crítica. Com uma crescente complexidade das leis fiscais e regulamentações tributárias em todo o mundo, o não cumprimento das obrigações fiscais pode resultar em multas substanciais e, em última análise, prejudicar a saúde financeira e a reputação de uma empresa. A pressão para garantir a conformidade fiscal, ao mesmo tempo em que se busca a geração de valor, tornou-se uma realidade desafiadora para as empresas modernas.
De acordo com estatísticas recentes, as empresas gastam em média 175 horas por ano lidando com questões tributárias, o que representa mais de 4 semanas de trabalho em tempo integral. Adicionalmente, os erros fiscais são uma fonte significativa de perda de receita. Além disso, outros estudos mostram que quase 200 empresas com faturamento anual maior do que R$ 20 milhões perdem cada uma, em média, R$ 22 mil por dia útil em créditos tributários a que teriam direito.
A otimização na prática
Entretanto, para utilizar um processo efetivo de otimização de tempo, as companhias precisam estar dispostas a reverem seus processos, a começar com a implementação de algumas soluções, tais como:
1. Automação de Processos
A automação é uma das maneiras mais eficazes de otimizar o tempo no setor tax. Ela abrange uma série de atividades, desde a coleta de dados até a preparação de declarações fiscais. Ferramentas de automação podem reduzir significativamente o tempo gasto em tarefas rotineiras e passíveis de erros. Alguns exemplos de automação incluem:
Coleta de dados: Utilização de APIs e integração de sistemas para extrair automaticamente informações tributárias relevantes de várias fontes de dados, inclusive para a captura e validação de documentos fiscais.
Preparação de declarações fiscais: Utilização de software especializado que automatiza cálculos complexos e a geração de relatórios em conformidade com as regulamentações fiscais vigentes.
Auditorias internas automatizadas: Implementação de sistemas que monitoram constantemente as transações em busca de discrepâncias fiscais em tempo real.
2. Parametrização Fiscal
Já a parametrização fiscal é uma técnica avançada que utiliza sistemas de TI para configurar regras e parâmetros que automatizam a classificação e o cálculo de impostos. Isso não apenas garante a conformidade com as regulamentações fiscais, mas também simplifica a adaptação a mudanças na legislação tributária. Elementos-chave da parametrização incluem:
Configuração de regras fiscais: Definição de regras fiscais específicas para diferentes categorias de transações e cenários de negócios.
Atualizações em tempo real: Implementação de sistemas que podem ser atualizados automaticamente em resposta a mudanças nas leis fiscais.
3. Integração de Sistemas
Outra solução é a integração eficaz de sistemas é essencial para eliminar a redundância de dados e garantir que as informações financeiras e fiscais estejam consistentes em toda a organização. Essa integração permite que as empresas economizem tempo gasto na reconciliação de dados e fornece uma base sólida para análises estratégicas. Práticas de integração incluem:
Padrões de dados compartilhados: Adoção de padrões de dados uniformes para facilitar a comunicação entre sistemas diferentes.
Integração em tempo real: Sincronização automática de dados entre sistemas contábeis, de folha de pagamento e tributários para manter informações atualizadas instantaneamente.
Relatórios consolidados: Geração automatizada de relatórios financeiros e fiscais consolidados, fornecendo uma visão abrangente das finanças da empresa.
4. Treinamento e Desenvolvimento
Investir no treinamento e desenvolvimento da equipe do departamento tributário é essencial para a otimização do tempo. Equipes bem treinadas são mais produtivas e podem enfrentar desafios fiscais de maneira mais eficaz. As práticas incluem:
Programas de educação continuada: Oferecer oportunidades de aprendizado para manter a equipe atualizada sobre as mudanças nas regulamentações fiscais.
Treinamento em ferramentas de automação: Capacitar a equipe para aproveitar ao máximo as ferramentas de automação disponíveis, melhorando a eficiência.
Treinamento em parametrização fiscal: Desenvolver habilidades para configurar sistemas de acordo com as necessidades específicas da organização.
Em suma, otimizar o tempo no setor tax é mais do que uma questão de eficiência; é um fator crítico para o sucesso e a sustentabilidade das empresas em um ambiente regulatório complexo e em constante mudança. A automação, parametrização fiscal, integração de sistemas, treinamento e parcerias estratégicas são ferramentas estratégicas que podem transformar o departamento tributário em um centro de valor agregado. Essas abordagens não apenas aumentam a eficiência, mas também garantem a conformidade rigorosa, permitindo que as empresas prosperem e tomem decisões informadas em um mundo empresarial dinâmico.
*Thais Borges é Sócia e Diretora Comercial da Systax, empresa de inteligência fiscal.
Sobre a Systax
A Systax Sistemas Fiscais compartilha inteligência tributária para os negócios de seus clientes, juntos por menos esforços e tributação mais inteligente. Acompanha diariamente as mudanças da legislação tributária para garantir a atualização constante dos parâmetros fiscais nos diversos ERPs e outros sistemas. Também valida as informações tributárias que constam na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), permitindo a correta geração do SPED. Para tanto, mantém uma base de dados com mais de 25 milhões de regras fiscais estaduais e federais, abrangendo ICMS, ICMS-ST, PIS, COFINS e IPI. A Systax combina essas regras para gerar e monitorar mais de 3,5 bilhões de itens dos clientes, sistematizando a tributação de todos os segmentos econômicos nas 27 Unidades Federativas.
Este conteúdo foi distribuído pela plataforma SALA DA NOTÍCIA e elaborado/criado pelo Assessor(a):
U | U
U
