Gisele Santos - divulgaçãoEm grandes empresas o gerenciamento eficiente de viagens e despesas corporativas, pelo volume de colaboradores e de transações diárias realizadas, é crítico para o sucesso financeiro e operacional. Gastos excessivos, falta de conformidade e a insatisfação dos funcionários acabam sendo as principais consequências da falta de gestão e controle desta área. Esta é a opinião do CFO do Citibank no Brasil, Rodrigo Barone, compartilhada na abertura da primeira edição do Travel & Expense Summit, nesta terça, 29, em São Paulo (SP). Outra palestra do dia destacou as mudanças que este setor sofreu no pós pandemia: Gisele Santos, general manager finance na Toyota Motor, reforçou o papel da tecnologia para automatizar e dar tranquilidade aos gestores financeiros nas organizações.
Para Barone, um grande desafio nas corporações nesta área de viagens e despesas é reduzir custos e desperdícios, transformando a estrutura financeira ao otimizar recursos, inovar e buscar os resultados esperados. "Automação e tecnologia são importantes, mas não serão suficientes se não tiver uma mudança de cultura e de constante identificação de ineficiências", destacou.
A tecnologia, políticas claras e automação trazem economia, conformidade e eficiência operacional, segundo Barone. Com soluções tecnológicas é possível ter transparência, que permite analisar os dados da área que ajudam na tomada de decisão, além de revelar tendências e oportunidades de melhoria. Em cenários atuais em que a gestão eficiente é chave para o sucesso das organizações, a área de viagens e despesas corporativas pode contribuir ativamente para gerar competitividade e alcance das metas, defende o CFO do Citibank no Brasil.
Para a gestora da Toyota Motor, Gisele Santos, a liderança da área financeira das empresas deve assumir um papel estratégico de fornecer a direção de como os recursos devem ser direcionados para que a tomada de decisão esteja na mão dos colaboradores, com o gestor tendo somente o papel de auditar e prezar pelo compliance. A satisfação dos funcionários da organização é outra consequência de uma boa gestão neste segmento, segundo Barone, do Citibank. "As ferramentas tecnológicas permitem que os colaboradores da área financeira da organização possam focar em atividades que geram valor e são estratégicas, não operacionais", destacou.
Ao longo da palestra de Barone no Travel & Expense Summit, o especialista compartilhou as melhores práticas que ele mesmo aplica como liderança da área financeira de uma das principais instituições financeiras globais no Brasil. Entre elas estão a estruturação de políticas claras e transparentes para todos da organização para viagens e despesas; organização de processos que permitam a aprovação antecipada, assim como a centralização de reservas com recursos de comparação de preços; ferramentas que permitam e deixem fluir a comunicação interna destas áreas, permitindo também uma auditoria regular. Por fim, a total integração com a área financeira, e sobretudo os sistemas que cada organização utiliza, permitem um melhor controle do fluxo das informações.
Reforçando os aspectos da nova economia no pós pandemia, Gisele Santos, da Toyota Motor, destacou a responsabilidade que as lideranças da área financeira e de gestão de despesas relacionadas a viagens corporativas assumiram para este momento. Segundo levantamento da Fecomércio/SP em parceria com a Alagev, o turismo corporativo movimentou somente em 2022 mais de R$ 76 bilhões, envolvendo todos os tipos de despesas como hospedagens, transportes aéreo e terrestre, entre outros fornecedores. Neste contexto, "estabelecer metas sobre despesas passa ser tão importante quanto ter metas para as vendas", destaca Gisele.
Solução da Paytrack atende demandas de grandes corporações
Com novidades apresentadas ao longo do evento, a plataforma da Paytrack foi construída orientada pelas necessidades principalmente de grandes empresas, que são as que mais sofrem pela falta de comunicação entre sistemas e áreas no que diz respeito a despesas e viagens corporativas. Durante o evento, Edson Gonçalves, co-fundador e vice presidente de Produto, e Anderson Buzzi, diretor de tecnologia e produto, apresentaram a jornada de construção da plataforma, baseada na experiência que os próprios fundadores tiveram de serem funcionários de grandes companhias, viajantes, com a preocupação de ser uma ferramenta que atenda de ponta a ponta todos as áreas envolvidas. Em resumo, a solução permite transformar, facilitar e otimizar a rotina de equipes, além de reduzir custos para a empresa, conectando-se com a estratégia de gestão financeira apresentada por Barone e Gisele, no evento.
O Travel & Expense Summit foi realizado pela Paytrack nesta terça-feira (29), no Palácio Tangará, em São Paulo (SP). Durante o evento, gestores de viagens, compras, tecnologia e setor financeiro de empresas de grande porte como Sicredi, JBS, 99, Hyundai, Deloitte, Gol, Latam debateram temas como Inovação, Mercado, ESG e Tendências.
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