Como gerar valor ao implementar a governança de dados na sua empresa

Divulgação/OPUS Software

A governança de dados nada mais é do que o conjunto de práticas que organizações possuem para gerenciar a disponibilidade, usabilidade, integridade e segurança dos mesmos em sistemas corporativos. Seu objetivo é definir políticas internas que se aplicam ao controle do uso de dados e à forma como são coletados, armazenados, processados e descartados. De acordo com o levantamento realizado pelo Comitê Gestor de Internet no Brasil, somente 23% das instituições possuem uma área direcionada a garantir a proteção de dados, considerando, inclusive, aquelas empresas que possuem informações sensíveis.

É importante compreender que toda empresa necessita de governança para se manter competitiva no mercado, já que, sem dados, não pode haver transformação digital ou ideias inovadoras. Atualmente, dados se tornaram um ativo valioso e, por isso, uma governança eficaz requer repensar seu design organizacional. Para isso, é essencial formar uma equipe de governança, além do comitê de direção e um grupo de administradores de dados que trabalham juntos para criar padrões, políticas e procedimentos de implementação e execução. 

A governança de dados não pode ser apenas baseada em decisões, mas em filosofia e cultura empresarial. O problema é que a maioria dos programas de governança hoje é ineficaz, começando no topo, com aqueles que não reconhecem o potencial de criação de valor na governança de dados e resume apenas a um conjunto de políticas e orientações relegadas a uma função de suporte, executada pela equipe de TI.

Segundo a Pesquisa Global de Transformação de Dados de 2019, realizada pela McKinsey, 30% do tempo total das empresas foi gasto em tarefas sem valor agregado. Ou seja, sem uma governança eficaz, diversas inconsistências são criadas, oportunidades e recursos perdidos. Ao garantir que os dados estejam seguros, privados, utilizáveis e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), além das políticas internas, a governança de dados permite escalabilidade e diminuição de esforços de integração, com uma quantidade de erros também menor.

Por exemplo, se os nomes dos clientes estão listados de forma diferente nos sistemas de vendas, logística e atendimento ao cliente, isso pode complicar a integração e criar problemas que afetam a precisão da inteligência de negócios, relatórios corporativos e aplicativos analíticos. A governança de dados possui três objetivos principais, que visam a criação de valor, controle e suporte de todos que possam acessá-los: quebra de silos, uso adequado e equilíbrio entre coleta e privacidade.

1. Quebra de silos de dados
   Se a empresa não possui uma coordenação centralizada ou uma arquitetura de dados, os silos, ou seja, os estoques isolados de informações, se desenvolvem de maneira não harmoniosa. A governança, por meio de um processo colaborativo, visa organizar esse processo.
2. Uso adequado de dados
   Desde a implementação da LGPD, em 2018, os procedimentos de monitoramento e uso de dados são indispensáveis para mantê-los seguros e consistentes. A governança permite que os mesmos sejam usados adequadamente, evitando erros nos sistemas e o uso indevido de informações confidenciais e pessoais de clientes, por meio de políticas e regulações.
3. Equilíbrio entre coleta e privacidade de dados
   As práticas de coleta de dados e os mandatos de privacidade parecem ser grandes inimigos, mas não são. Uma boa governança vai garantir o equilíbrio entre a entrada de novos dados precisos e a sua privacidade e seguridade, oferecendo suporte durante todo o ciclo de vida dos dados.

Há muito no que se pensar ao desenvolver uma estratégia de governança bem estruturada, mas com a equipe e o know-how certos é possível criar processos de gerenciamento e coleta eficazes e produtivos, além de estabelecer padrões futuros para a organização. Algumas empresas conseguem se destacar nas práticas de governança e, seguindo seus exemplos, irei listar algumas boas práticas que farão sua empresa ter sucesso e manter os dados seguros.

1. Organize os dados que você já possui
   Faça um balanço de todos os dados existentes, classifique-os e priorize-os. Assim, conseguirá obter uma imagem mais clara de quais são cruciais para o negócio e como eles podem ser coletados, armazenados e usados. 
2. Incorpore princípios básicos da governança de dados
   Todas as organizações precisam incorporar os princípios básicos de governanças: qual o meio de processamento e  quem terá acesso. Uma estratégia de governança só pode ser eficaz se for construída sobre esses princípios básicos legalmente compatíveis.
3. Padronize
   Uma estratégia sólida de governança de dados inclui pensar em como maximizar a usabilidade e isso começa com uma padronização sólida. Os dados fazem parte de um sistema organizacional e, portanto, devem ser transparentes, ponderados e sincronizados para que beneficiem a todos.
4. Comunique-se claramente com as partes interessadas
   Essa é, sem dúvida, uma parte extremamente importante em toda e qualquer organização. Ao comunicar claramente a importância, o impacto, as expectativas e os objetivos, você consegue que as pessoas certas se comprometam e, assim, evita surpresas que frequentemente podem inviabilizar as iniciativas de governança de dados.
5. Mapeie as ferramentas necessárias para atingir as metas
   A governança é uma maratona, não uma corrida. Você deve mapear as ferramentas necessárias para atender às suas metas de privacidade, qualidade, segurança e acessibilidade, além de entender o custo das soluções antecipadamente.
6. Esclareça quem tem autoridade para acessar, usar e transferir dados
   É importante deixar claro quem tem autoridade para acessar, usar e transferir dados. Para isso, deve haver um indivíduo ou grupo que supervisione seu desenvolvimento e implementação. Além disso, treine sua equipe sobre as melhores práticas pelo menos uma vez por trimestre, para que a segurança esteja sempre atualizada, assim como os protocolos.

Segundo o estudo “The Digitization of the World from Edge to Core“, mais de 5 bilhões de consumidores interagem com dados todos os dias e, em 2025, esse número será de 6 bilhões, o equivalente a 75% da população mundial. Embora seja desafiador atribuir valor direto à governança, há exemplos indiretos: empresas líderes eliminaram milhões de dólares em custos de seus ecossistemas de dados, e a governança é uma das três principais diferenças entre empresas que capturam esse valor e empresas que não o fazem. Além disso, as  que investiram pouco em governança expuseram suas organizações a riscos regulatórios, que podem ser caros. 

Para garantir uma governança de dados que gere valor ao seu negócio, é necessário colocar em prática cinco pontos principais: adesão da liderança empresarial, que entenda as necessidades, destaque os desafios e limitações atuais; priorização dos ativos por domínios e por dados dentro de cada domínio; programas de governança de dados; implementação iterativa e focada para garantir que a governança crie valor rapidamente; e, por último, gerar entusiasmo e mudança de cultura, já que, quando as pessoas estão comprometidas, é mais provável que ajudem a garantir que os dados sejam de alta qualidade e seguros. 

Diante de tudo isso, as organizações devem começar sua nova abordagem de governança fazendo as seguintes perguntas:

• Qual é a redução de custos que terei se aplicar a governança de dados, em termos de vantagem competitiva, tempo de limpeza manual ou decisões de negócios incorretas?
• Quem está liderando os esforços de governança hoje?
• Quem deve estar envolvido?
• Qual tipo de governança se adapta melhor à organização?
• Eu tenho os recursos internos para gerenciar essa mudança?

Geralmente é o Chief Data Officer (CDO) que supervisiona um programa de governança de dados e tem responsabilidade de alto nível por seu sucesso ou fracasso. Se uma organização não tiver um CDO, outro executivo C-suite cuidará das mesmas funções, sendo elas: aprovação e financiamento para o programa e um papel de liderança na sua criação e monitoramento. A implantação de sistemas de big data também adiciona novas necessidades e desafios de governança.

Os benefícios são diversos, desde melhor qualidade dos dados, custos de gerenciamento mais baixos, além de maior acesso às informações necessárias para cientistas de dados e outros analistas e usuários de negócios, melhorando a tomada de decisões. Por isso, a governança é fundamental para capturar valor por meio de análise e outras oportunidades transformadoras. A mudança de mentalidade é essencial para o sucesso quando se trata de estratégias de governança de dados.

*Walter Ruiz é Co-Owner - Business Development da OPUS Software,
empresa que há mais de 30 anos auxilia na transformação digital dos seus clientes