Com mais de 120 anos de atuação no mercado educacional, a empresa brasileira FTD Educação tem entre os principais desafios implementar métodos ágeis para se manter competitiva. Com isso, há mais de três anos, a companhia tem investido em tecnologias que possibilitam a automação inteligente de processos, principalmente da área comercial.
Entre as soluções usadas que trouxeram mais celeridade nas vendas está o Adobe Acrobat Sign, o serviço de assinatura eletrônica da gigante de tecnologia Adobe. Segundo o coordenador de desenvolvimento da FTD Educação, Marcos Tavares, no antigo processo interno, ao fechar um contrato, eles precisavam inserir manualmente os dados de cada cliente em um sistema para depois enviarem o contrato para assinar.
Em média, a FTD Educação tem 5 mil contratos para fechar entre os meses de novembro e janeiro — pico de vendas para instituições de ensino —, sendo que um colaborador leva 10 minutos para preencher um formulário com as informações necessárias. Ou seja, eram dispensados cerca de 50 mil minutos, ou mais de 833 horas, para o encaminhamento dos contratos aos clientes.
Com a integração entre o Adobe Acrobat Sign e a solução Dynamics 365 da Microsoft, ambos na nuvem Azure, o time de vendas eliminou os processos manuais e ganhou agilidade no fechamento de negócios, além de ter uma redução do erro humano no preenchimento dos dados, aumentando a confiabilidade das informações.
O uso de dados na operação com apoio da documentação digital
De acordo com Marcos, a equipe comercial também encontrou economia de tempo com a rastreabilidade de status de assinaturas dos contratos em tempo real pelo painel do Adobe Acrobat Sign, que antes era necessário solicitar a outro departamento.
“Mais do que isso, com os dados gerados pelo serviço de assinatura eletrônica, conseguimos trazer um pouco de Bussiness Inteligence para ter uma previsibilidade financeira mais assertiva do que antes, implementando, de fato, uma governança digital e dando maior autonomia a cada consultor de venda”, explica.
A experiência do cliente como benefício da digitalização
Com o estabelecimento de métodos mais ágeis, a FTD Educação também melhorou a experiência das instituições de ensino na contratação de materiais e serviços didáticos. “O envio do contrato para assinatura com uma solução 100% digital, segura, prática, rápida e com validade jurídica, tornou o atendimento mais ágil também, sendo um benefício para o cliente até no pós-venda”, afirma.
O desafio da contínua transformação digital
Marcos destaca que a escolha de trabalhar com a solução da Adobe foi uma decisão fácil, uma vez que as soluções possibilitam a integração com outras plataformas corporativas, tornando o acesso a sistemas e dados mais prático. Outro diferencial foi o suporte local que a gigante de tecnologia prestou à equipe de TI da editora, atuando na configuração e personalização de cada detalhe para o aproveitamento de todo o potencial que a tecnologia oferece.
“Nós já conhecíamos as soluções da Adobe como as melhores do mercado na área da produção editorial, com o uso das ferramentas da Creative Cloud. Atestamos que a mesma qualidade se estende aos aplicativos de documentação digital, como o de assinatura eletrônica”.
O executivo conclui que a FTD Educação já desenha os próximos passos da digitalização, como o investimento em tecnologias que continuem proporcionando a melhoria nesses três pilares: gestão ágil, eficiência operacional e experiência do cliente.
