Drogaquinze contrata serviço de Gestão e Guarda de Documentos da New Space

Após 10 anos com outro fornecedor, a maior e mais completa rede de drogarias do Vale do Paraíba, migrou o contrato em busca de melhorias no atendimento, preço e flexibilidade

Atendimento, preço e flexibilidade. Esses são três dos principais diferenciais do Grupo New Space, uma empresa com 37 anos de atuação destacada no mercado. E foram justamente esses três pontos que fizeram com que a Drogaquinze, a maior e mais completa rede de drogarias do Vale do Paraíba, contratasse o serviço de Gestão e Guarda de Documentos, após cerca de 10 anos sendo atendida por outro fornecedor.

“É importante contar com apoio profissional para esse tipo de atividade, pois assim a segurança, organização e a disponibilidade ficam – ou deveriam ficar – garantidos”, afirma Richard Moreira, auxiliar administrativo GED – gerenciamento eletrônico de documentos e dados da Drogaquinze. Segundo o executivo, a flexão do verbo dever na 3ª pessoa do plural do futuro do pretérito do indicativo, ocorre porque, em mais de uma oportunidade, quando requisitado junto ao antigo fornecedor, a caixa com importantes arquivos não estava disponível para retirada. “Fazemos requisições, na grande maioria das vezes, para atender processos de auditoria, então, temos necessidades urgentes”, completa.

A Drogaquinze é uma rede com mais de 50 unidades, com milhares de documentos oriundos de áreas diversas como fiscal, RH, administrativo, entre outras. Após a migração para a New Space, Moreira ressalta que houve uma melhora substancial no atendimento. “A assistência e o suporte que recebemos agora é 10 vezes melhor. Temos uma atenção especial e uma dedicação a nós que não havia no contrato anterior. Em nossas requisições, por exemplo, conseguimos um retorno muito mais rápido e assertivo. Sempre que houve uma necessidade, as caixas já estavam preparadas para trazermos de volta para São José dos Campos”.

Priscila Toledo, superintendente de negócios e produtos, ratifica a visão do executivo: “Lidamos com informações sensíveis de nossos clientes, por muitas vezes estratégicas, com isso, prestar um bom atendimento, ter flexibilidade e disponibilidade faz parte de nossa cultura, sendo algo primordial para nós”, explica. Na New Space, os documentos ficam custodiados em amplas, modernas e seguras instalações, outro grande diferencial da empresa. “Nossa estrutura segue rigorosamente todas as normas de segurança, incluindo atualizações constantes do Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), além de disponibilização de sprinklers inteligentes e detectores de fumaça, controle por sistema de botton, geradores e nobreaks trabalhando em redundância e muito mais”,
completa a superintendente.

Por meio de um portal web, os clientes conseguem visualizar onde cada documento e caixa estão armazenados, data de entrada, de expurgo, quem solicitou, quando, rastreio, quantas vezes cada caixa foi solicitada etc.  Por fim, Moreira ainda destaca outra iniciativa extremamente positiva do novo fornecedor. “Algo que me chamou muito a atenção foi que existe um fluxo de validação prévio dos serviços realizados, com a descrição do que foi feito naquele mês. Depois de validarmos tudo é que eles nos enviam a nota. Não tem demora, não tem problema de cancelamento, não tem burocracia, tudo é muitíssimo bem alinhado”.